SOP (Standard Operating Procedure) Perpustakaan Kota Bima
1. Tujuan SOP ini disusun untuk memberikan pedoman dalam pelaksanaan operasional Perpustakaan Kota Bima agar layanan yang diberikan dapat berjalan dengan efisien, efektif, dan profesional.
2. Ruang Lingkup SOP ini mencakup seluruh kegiatan operasional yang dilakukan di Perpustakaan Kota Bima, termasuk peminjaman buku, pelayanan pengunjung, dan pengelolaan koleksi.
3. Prosedur Peminjaman Buku
- Langkah 1: Pendaftaran Pengunjung
- Pengunjung harus mendaftar sebagai anggota perpustakaan dengan mengisi formulir pendaftaran dan menunjukkan kartu identitas (KTP atau kartu pelajar).
- Setiap anggota diberikan kartu anggota untuk mempermudah proses peminjaman.
- Langkah 2: Pemilihan Buku
- Pengunjung memilih buku yang ingin dipinjam di ruang baca atau melalui katalog online jika tersedia.
- Petugas akan membantu pengunjung dalam mencari buku jika diperlukan.
- Langkah 3: Peminjaman Buku
- Pengunjung membawa buku yang dipilih ke meja layanan peminjaman.
- Petugas melakukan pencatatan buku yang dipinjam dan mencatat tanggal pengembalian di sistem.
- Pengunjung diberikan informasi mengenai jangka waktu peminjaman (misal: 7 hari) dan denda jika terlambat mengembalikan buku.
- Langkah 4: Pengembalian Buku
- Pengunjung mengembalikan buku tepat waktu di meja layanan peminjaman.
- Petugas memeriksa kondisi buku dan mencatat pengembalian di sistem. Jika buku rusak atau hilang, pengunjung wajib mengganti atau mengganti dengan buku sejenis.
4. Prosedur Layanan Pengunjung
- Langkah 1: Penyambutan Pengunjung
- Petugas menyambut pengunjung yang datang dengan ramah dan siap memberikan informasi mengenai koleksi atau layanan yang tersedia.
- Pengunjung diberi informasi tentang area-area yang ada di perpustakaan, seperti ruang baca, ruang komputer, dan fasilitas lainnya.
- Langkah 2: Memberikan Layanan
- Petugas akan memberikan bantuan dalam memilih buku, memberikan penjelasan mengenai layanan yang ada, serta membantu pengunjung yang membutuhkan informasi tambahan.
- Langkah 3: Penggunaan Fasilitas Komputer
- Pengunjung yang ingin menggunakan komputer harus mendaftar di meja layanan dengan menyertakan kartu anggota.
- Komputer hanya boleh digunakan untuk keperluan belajar atau pencarian informasi.
5. Prosedur Pengelolaan Koleksi Buku
- Langkah 1: Pengadaan Buku
- Buku yang akan ditambahkan ke koleksi perpustakaan harus melalui proses seleksi oleh petugas perpustakaan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.
- Setelah buku diterima, petugas akan mengategorikan buku berdasarkan jenis dan topik serta menyusunnya dalam sistem pengelolaan perpustakaan.
- Langkah 2: Pemeliharaan Buku
- Petugas secara berkala memeriksa kondisi buku dan melakukan perawatan, seperti membersihkan buku dan mengganti sampul jika diperlukan.
- Buku yang rusak atau sudah usang akan diperbaiki atau diganti jika diperlukan.
6. Prosedur Penerimaan dan Pengelolaan Kunjungan Acara Khusus
- Langkah 1: Pengajuan Acara
- Pihak yang ingin menyelenggarakan acara di perpustakaan, seperti seminar, diskusi, atau pelatihan, harus mengajukan permohonan secara tertulis minimal 2 minggu sebelum acara.
- Permohonan harus disertai dengan rincian acara dan jumlah peserta.
- Langkah 2: Persiapan Acara
- Petugas melakukan persiapan ruang dan fasilitas yang dibutuhkan untuk acara, seperti alat presentasi, kursi, dan mikrofon.
- Petugas memastikan semua pengaturan teknis berjalan dengan lancar sebelum acara dimulai.
- Langkah 3: Pelaksanaan dan Evaluasi Acara
- Petugas membantu selama acara berlangsung dan memastikan kelancaran proses.
- Setelah acara selesai, petugas akan melakukan evaluasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan di masa depan.
7. Pengelolaan Layanan E-Book dan Digital
- Langkah 1: Akses E-Book
- Pengunjung yang ingin mengakses koleksi e-book harus melakukan registrasi melalui sistem perpustakaan yang tersedia.
- Pengunjung dapat mengakses e-book menggunakan perangkat komputer atau mobile di ruang yang telah disediakan.
- Langkah 2: Pemeliharaan Sistem Digital
- Petugas teknis bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem perpustakaan digital dan memastikan platform e-book dapat diakses dengan lancar.
- Buku digital yang rusak atau bermasalah akan segera dilaporkan dan diperbaiki.
8. Penutupan Perpustakaan
- Langkah 1: Persiapan Penutupan
- Petugas memastikan semua pengunjung telah meninggalkan perpustakaan sebelum waktu penutupan.
- Pencatatan transaksi peminjaman terakhir dilakukan sebelum perpustakaan tutup.
- Langkah 2: Pemeriksaan Ruangan
- Petugas memastikan semua peralatan, buku, dan komputer dalam kondisi aman dan teratur.
- Ruang perpustakaan dikunci dan sistem keamanan dipastikan berfungsi dengan baik.
9. Penanganan Keluhan dan Masalah
- Langkah 1: Penerimaan Keluhan
- Keluhan pengunjung diterima oleh petugas melalui kotak saran atau langsung melalui interaksi.
- Petugas akan mencatat keluhan dan memberikan respons dengan sopan.
- Langkah 2: Penyelesaian Keluhan
- Petugas berusaha menyelesaikan keluhan dengan cara yang sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
- Jika diperlukan, keluhan dapat diteruskan kepada pihak yang lebih berwenang untuk tindakan lebih lanjut.
10. Penutup SOP ini harus diikuti oleh seluruh staf dan petugas Perpustakaan Kota Bima untuk memastikan layanan yang diberikan kepada masyarakat berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Evaluasi berkala akan dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan.